Haben Sie auch einen dieser typischen Workflows, die Sie Tag für Tag durch den beruflichen Alltag führen? Gerade am Morgen pflegen viele Unternehmer gewisse Rituale, um gut in den Tag zu starten. Während der Kaffee noch durch die Maschine röchelt, werden wichtige Nachrichtenportale gecheckt. Anschließendes Überfliegen des E-Mail-Posteingangs und der to do-Liste und schließlich noch ein kurzer Abstecher in die Welt der sozialen Medien. Sicherlich hat jeder dieser Steps (und auch alle anderen, die über den Tag verteilt sind) seine Daseinsberechtigung, doch haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit wirklich dafür draufgeht?
Der Beitrag im Überblick
„Kleinvieh macht auch Mist“
Nur noch einmal schnell die Facebook-Timeline durchscrollen und dann geht‘s los! Na, kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor? Im Hinblick auf Zeitfresser und Ablenkungsfallen sind die meisten Menschen überaus empfänglich. Ein kurzer Moment des Nachgebens und schon finden wir uns auf unserer Lieblings-Internetseite wieder, anstatt der Arbeit nachzugehen.
Das ist selbstverständlich ganz normal und bis zu einem gewissen Grad auch vertretbar. Problematisch wird es jedoch, wenn die „Nebenbei-Tätigkeiten“ Überhand nehmen und die eigentliche Arbeit behindern. Interessanterweise merken viele es gar nicht, wenn dieser Fall eintritt. Der Grund: Sie haben keine Ahnung, wie viel Zeit sie täglich für sinnlose Aktionen verschwenden. Eines steht auf jeden Fall fest: Wer immer „nur“ fünf Minuten auf Facebook unterwegs ist – und das dafür aber bis zu 10 Mal am Tag, hat am Ende auch rund eine Stunde verplempert. Kleinvieh macht bekanntlich auch Mist.
So behalten Sie den Überblick
Nochmal: Es ist okay, sich hin und wieder Ablenkung in sozialen Medien, im WhatApp-Chat oder anderswo zu suchen. Das Gehirn braucht Pausen dieser Art. Wichtig ist jedoch, dass Sie es mit den Unterbrechungen nicht übertreiben und stets den Überblick behalten. Erfreulicherweise gibt es eine ganze Reihe von Tools, die einem dabei helfen.
Die App QualityTime
Keine Frage: Das Smartphone ist die Ablenkungsfalle schlechthin. Ein kurzer Blick genügt und schon vergeht die Zeit, ohne, dass etwas Produktives für die Arbeit getan wird. Die App QualityTime ist nichts für schwache Nerven, denn Sie führt Ihnen detailliert vor Augen, um wie viel Zeit es sich dabei konkret handelt. Kleiner Tipp: In 98 % der Fälle ist es weit mehr als gedacht. QualityTime gibt jedoch nicht nur allgemeine Auskünfte über die Smartphone-Nutzung, sondern lässt Sie auch genau nachvollziehen, wie häufig Sie Ihr Handy an einem Tag entsperrt haben und welche Apps Sie wie lang verwendet haben.
Wichtig: Nehmen Sie die Informationen, die Ihnen die Anwendung gibt, nicht einfach hin, sondern versuchen Sie darauf aufbauend, etwas an Ihrer Smartphone-Nutzung zu ändern. Indem Sie beispielsweise wissen, welche App am häufigsten Ihre Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt, können Sie gezielt versuchen, diese weniger oft zu verwenden. Das Resultat: Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Time-Tracking-Tools
Während die App QualityTime eher passiv und im Hintergrund arbeitet, gibt es noch eine ganze Reihe anderer Helfer, die Sie ganz gezielt einsetzen können, um Ihr Zeitmanagement zu optimieren. Unter dem Sammelbegriff Time-Tracking-Tools versteht man diverse Apps, Programme und Anwendungen, mit denen Sie Zeiträume aufzeichnen können. Nicht mehr und nicht weniger.
Was vielleicht ein wenig unspektakulär klingt, hilft Ihnen in vielen Bereichen Ihres beruflichen Alltags.
Apps wie toggl oder Timelog sind einfach zu bedienen und zeichnen nach wenigen Klicks auf, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben benötigen. Gerade wenn Sie als Freelancer arbeiten und Ihre Arbeit für den Kunden stundenweise abrechnen, ist eine solche Unterstützung Gold wert – immerhin ersetzt sie das mühsame Festhalten der Zeiten mit Zettel und Stift. Auch altmodische Excel-Tabellen haben damit endlich ausgedient.
Doch nicht nur in der Zeit, in der Sie auch wirklich arbeiten, sondern auch in den Phasen dazwischen, ist es sinnvoll, Time-Tracking-Tools zu nutzen. Stoppen Sie beispielsweise einmal die Zeit, wenn Sie am morgen alle E-Mails durchgehen und beantworten. Oder während Sie die Social Media-Kanäle Ihres Unternehmens checken. Es ist überaus interessant, zu sehen, wie viel Zeit für scheinbar nebensächliche Aktivitäten gebraucht wird.
Zeitmanagement mit Bileico
Die Unternehmenssoftware Bileico verfügt zwar nicht über einen integrierten Time-Tracker, kann aber ebenfalls genutzt werden, um das persönliche Zeitmanagement zu optimieren. So ist es unter anderem denkbar, die Daten, die Sie über QualityTime, toggl und andere Apps erheben, mithilfe von Bileico an einem Ort zu bündeln, archivieren und analysieren. Es ist beispielsweise durchaus interessant zu schauen, wie sich die Nutzungszeit vom Smartphone über einen bestimmten Zeitraum verändert oder festzustellen, dass man mit ein wenig Übung viel weniger Zeit für gewisse Aufgaben braucht. Nicht zuletzt ist die Nutzung von Bileico auch sinnvoll, wenn Sie die aufgezeichneten Arbeitsstunden in Ihre Online-Rechnungen übertragen wollen.
Wie handhaben Sie das Thema Zeitmanagement? Interessiert es Sie, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen oder zählt für Sie letztendlich nur der Erfolg? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen und Meinungen.
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