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Vereinsausflug planen: So klappt’s

Vereinsausflug planen: So klappt’s

Vereinsarbeit nimmt viel Zeit in Anspruch und sorgt dafür, dass viele Mitglieder einen Großteil ihrer Freizeit opfern. Umso wichtiger ist es, diesen hin und wieder etwas zurückzugeben und auch mal ein Dankeschön auszusprechen. Das kann unter anderem in Form von einem Vereinsausflug geschehen. Was in der Theorie spielend leicht klingt, erweist sich in der Praxis jedoch häufig als Mammutprojekt. Was wollen wir unternehmen? Wo soll es hingehen? Wann ist der perfekte Zeitpunkt? Gar nicht mal so leicht, alle zufriedenzustellen… oder doch?

 

 

Der Beitrag im Überblick

Schritt #1: Die Finanzierung

Schritt #2: Die Aktivität festlegen

Schritt #3: Einen Termin vereinbaren

Schritt #4: Detaillierte Absprachen

 

Schritt #1: Die Finanzierung

Ganz klar: Je ausgefallener ein Vereinsausflug ist, desto kostspieliger wird er auch sein. Der finanzielle Aspekt ist der wohl häufigste Grund, warum die gemeinschaftlichen Aktivitäten in vielen Vereinen auf der Strecke bleiben. Ausflüge müssen jedoch keinesfalls das große Geld kosten. Ein gut organisierter Wandertag inklusive abwechslungsreichem Picknick in der Natur kann genauso schön und unvergesslich sein wie ein Wochenendausflug nach Berlin. Es kommt immer darauf an, was Sie daraus machen!

 

Generell sollte im Vorfeld mit dem Vorstand besprochen werden, wie viel Geld bereitgestellt werden kann. Wenn ein entsprechender Rahmen gesteckt wurde, können Sie den Vereinsausflug planen. Es ist im Übrigen gar nicht so unüblich, dass Vereinsmitglieder auch noch etwas aus privater Kasse beisteuern, um den Ausflug zu finanzieren. Das ist insbesondere dann legitim, wenn Sie nur sehr selten eine gemeinsame Aktivität unternehmen und/oder etwas Größeres planen wollen. Sprechen Sie einfach rechtzeitig mit den Mitgliedern über die Thematik und holen Sie sich ehrliches Feedback ein. Es sollte stets vermieden werden, dass jemand nicht mitkommen kann, weil er oder sie es sich nicht leisten kann.

 

Schritt #2: Die Aktivität festlegen

Wenn der finanzielle Rahmen steht, sollten Sie als nächstes planen, was genau Sie mit Ihrem Verein unternehmen wollen. Die Möglichkeiten sind schier unendlich und halten für jeden etwas Passendes bereit. Egal ob ein klassischer Wandertag zu regionalen Sehenswürdigkeiten, eine Floßfahrt oder eine Wochenendfahrt in fremde Gefilde – Vereinsausflüge kommen in ganz unterschiedlichen Gewändern daher.

 

Wenn Sie den Geschmack von möglichst vielen Vereinsmitgliedern treffen wollen, ist es sinnvoll, im Vorfeld eine kleine Umfrage zu starten. Um nicht zig verschiedene Antworten und damit kein eindeutiges Ergebnis zu erhalten, empfehlen wir Ihnen, eine kleine Vorauswahl zu treffen und beispielsweise fünf verschiedene Optionen bereitzustellen.

 

Unser Tipp: Nutzen Sie die Vereinssoftware Bileico, um Ihren Vereinsausflug zu planen. Legen Sie hierfür ein entsprechendes Projekt an, das von allen beteiligten Vereinsmitgliedern eingesehen werden kann. Der virtuelle Ort innerhalb Ihrer Bileico-Gruppe dient dann allen weitern Absprachen und Planungsschritten.

 

Vereinsausflug planen mit Bileico

 

Wenn Ihnen noch die nötigen Inspirationen für die Aktivität während Ihres Vereinsausflugs fehlen, können Sie hier in unserer kleinen Liste stöbern. Falls Sie weitere tolle Vorschläge haben, können Sie diese gern in der Kommentarfunktion ergänzen!

 

  • Wandern
  • Sehenswürdigkeit (in der Region) besichtigen
  • Boots- oder Floßfahrt
  • Fahrradtour
  • Bowlingbahn
  • Mini-Golf
  • Paintball / Lasertag
  • Kutschfahrt
  • Kletterpark / Hochseilgarten
  • Freizeitpark
  • Busfahrt in eine andere Stadt
  • Brauereibegehung

 

Hinweis: Sie haben überhaupt keine Idee für den Vereinsausflug oder wollen die Planung lieber den Profis überlassen? Dann schauen oder hören Sie sich doch einmal nach spezialisierten Reisebüros um, wenn es Ihr Budget erlaubt. Diese bieten häufig maßgeschneiderte Vereinsausflüge an und kommen damit allen Individual-Wünschen entgegen. Die Komplettpakete sind abwechslungsreich und beinhalten oftmals auch Programmpunkte, auf die man selbst nie gekommen wäre. Doch Vorsicht, unter die seriösen Reiseveranstalter mischen sich auch immer wieder Betrüger, die Ihnen das Geld aus den Taschen ziehen wollen.

 

Schritt #3: Einen Termin vereinbaren

Wer denkt, dass es schwierig ist, einen Vereinsausflug inhaltlich zu planen, der hat sich noch keine Gedanken darüber gemacht, alle Mitglieder zeitlich unter einen Hut zu bekommen. Eines gleich vorweg: Es gibt keinen Termin, an dem auch wirklich alle Zeit haben und am Vereinsausflug teilnehmen können. Verabschieden Sie sich so früh wie möglich von dieser Wunschvorstellung.

 

Wenn Sie dennoch wollen, dass so viele Mitglieder wie möglich teilnehmen, können Sie wieder ganz gezielt die Vereinssoftware Bileico einsetzen. Schlagen Sie beispielsweise drei oder vier (nicht zu viele!) Termine vor und lassen Sie die Mitglieder darüber abstimmen, welcher am besten passt. Per Mehrheitsentscheid wird dann festgelegt, auf welches Datum der gemeinschaftliche Ausflug fallen wird.

 

Tipp: Natürlich sollte der Termin immer auch ein bisschen auf die Aktivität abgestimmt werden. Soll der Vereinsausflug im Freien stattfinden, ist es immer sinnvoll, ihn in die warmen Monate des Jahres zu legen. Steht ein Museumsbesuch oder eine andere Indoor-Aktivität auf dem Plan, ist der Zeitpunkt weitestgehend egal.

 

Schritt #4: Detaillierte Absprachen

Das Grundgerüst steht: Sie wissen, was Sie unternehmen wollen und Sie wissen, wann Sie es unternehmen wollen. Das Gröbste wäre damit geschafft. Wer nun aber denkt, die Füße hochlegen zu können, der irrt sich gewaltig. Ab jetzt beginnen die Feinarbeiten, die ein Auge fürs Detail erfordern. Ein gut geplanter Vereinsausflug ist nämlich bis in die Haarspitzen organisiert und lässt keine Unklarheiten offen. Auf Ihrer Agenda sollten nun noch diese und ähnliche Fragen stehen:

 

  • Wie erfolgt die Versorgung mit Essen und Getränken?
  • Sollen alle Mitglieder ihr Vereins-T-Shirt tragen?
  • Ist eine spezielle Kleiderordnung erforderlich? (Feste Schuhe etc.)
  • Wie erfolgt der Transport?
  • Wann ist der Ausflug voraussichtlich beendet?
  • Wird es danach noch ein gemütliches Beisammensein geben?

 

Sie sehen, es gibt eine ganze Menge zu beachten, wenn man einen Vereinsausflug plant. Mit der richtigen Organisation und der Hilfe der Vereinssoftware Bileico ist sind Sie jedoch gegen jede Hürde gewappnet.  

 

Bild: © www.pixabay.com 

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