Das Thema Effektivität beim Arbeiten beschäftigt uns hier auf dem Bileicoblog immer wieder. Es gibt unzählige Helfer, Tipps und Tricks, die Sie dabei unterstützen, Ihre Zeit am Arbeitsplatz sinnvoll, produktiv und effizient zu nutzen. Nachdem wir Ihnen in der Vergangenheit klassische Zeitfresser aufgezeigt, nützliche Apps vorgestellt und die Bedeutung von Gewohnheiten für eine produktive Arbeitsweise erklärt haben, soll es in diesem Beitrag um eine ganz spezielle Methode des Zeit-Managements gehen. Die Rede ist von der Pomodoro-Technik.
Der Beitrag im Überblick
Das Erfolgsrezept der Pomodoro-Technik
Und was hat das mit Tomaten zu tun??
Zeitmanagement ist immer Selbstmanagement
Fazit: Die Macht der Einfachheit
Was ist die Pomodoro-Technik?
„Pomodoro“ ist das italienische Wort für „Tomate“. Leider gibt die Übersetzung nur wenig Aufschluss darüber, was sich hinter der Methode verbirgt. Diese wurde in den 1980er Jahren vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Ziel ist es, die Zeit in verschiedene Etappen einzuteilen. Auf jede Arbeits-Phase, die in der Regel 25 Minuten dauert, folgt eine kurze fünfminütige Pause. Nach vier Arbeitsphasen wird eine größere Pause eingelegt.
Die Pomodoro-Technik im Überblick:
- 25 Minuten Arbeit
- 5 Minuten Pause
- 25 Minuten Arbeit
- 5 Minuten Pause
- 25 Minuten Arbeit
- 5 Minuten Pause
- 25 Minuten Arbeit
- 10 bis 15 Minuten Pause
Selbstverständlich sind die angegebenen Zeiten nicht in Stein gemeißelt. Sie können selbst festlegen, wie lang Ihre Arbeits- und Pausen-Phasen sein sollen. In der Praxis haben sich 25, 5 und 10 bis 15 Minuten jedoch als besonders effektiv erwiesen. Probieren Sie einfach aus, welcher Rhythmus am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt. Im Internet liest man beispielsweise auch immer wieder, dass eine abschließende große Pause mit einer Dauer von 30 Minuten empfohlen wird.
Klassischerweise werden die verschiedenen Zeitfenster mithilfe einer handelsüblichen Küchenuhr kontrolliert. Mittlerweile ist es auch möglich, diverse digitale Timer zu nutzen. Diese signalisieren mithilfe eines Wecker-Geräusches, dass eine Phase beendet ist. Außerdem zeigen Sie im Browser-Tab an, wie lange eine Arbeits- oder Pausen-Phase noch dauert. Alternativ zur Browser-Anwendung können Sie auch eine App fürs Smartphone nutzen. Für welche Methode – also Küchenuhr, App oder Online-Timer – Sie sich entscheiden, ist Ihnen überlassen. Wichtig ist, dass die Zeit genau kontrolliert wird.
Info: Francesco Cirillo empfiehlt seit eh und je die Verwendung einer Küchenuhr. Seiner Meinung nach bestärkt das Aufziehen des Zeitmessers die Entschlossenheit, eine Reihe von Aufgaben in einer bestimmten Zeit zu erledigen.
Tipp: Natürlich benötigt nicht jede Aufgabe exakt 25 Minuten. Die Pomodoro-Technik eignet sich auch dazu, viele kleine Aufgaben zusammenzufassen oder eine große in mehrere Unterpunkte zu zerteilen. Hier wird wieder sehr schön verdeutlicht, welchen Einfluss die Methode auf das tägliche Zeit-Management haben kann.
Die richtige Vorbereitung
Damit die Pomodoro-Technik ihre volle Effektivität entfalten kann, ist es nicht nur wichtig, dass Sie sich an das immer gleiche Schema der Zeitfenster halten. Zusätzlich dazu sollten Sie im Vorfeld kurz notieren, welche Aufgaben Sie erledigen wollen. Hierbei kommen besonders wichtige Aufgaben an den Anfang, nach unten hin nimmt die Priorität immer weiter ab. Beginnen Sie dann mit dem Abarbeiten der Aufgaben und machen Sie nach jeder Pomodoro-Phase einen Vermerk in Ihrer Liste, um nachvollziehen zu können, was Sie bereits geschafft haben und was noch offen ist.
Das hat den positiven Nebeneffekt, dass Sie sich selbst dazu anspornen, in jeder nachfolgenden Arbeits-Phase noch ein bisschen mehr zu schaffen. Doch Vorsicht, dieser Ansporn kann sich unter Umständen auch auf die Qualität Ihrer Arbeit auswirken.
Aufgaben zu planen, aufzuschreiben und die Entwicklung nachzuvollziehen sind wichtige Bestandteile der Pomodoro-Technik und eine der Erfolgszutaten dieser Technik.
Das Erfolgsrezept der Pomodoro-Technik
Es wurde gerade schon erwähnt: Das Planen und Priorisieren von Aufgaben ist ein wichtiger Punkt, der zum Erfolg der Pomodoro-Technik beiträgt. Darüber hinaus gibt es noch weitere Aspekte, die dazu führen, dass es sich hierbei um eine gute Methode für effektives Zeit-Management handelt.
Das Erfolgsrezept der Pomodoro-Technik umfasst die folgenden Zutaten:
- Fokussiertes Arbeiten während eines überschaubaren Zeitraums
- Regelmäßige, feste Pausen
- Vermeidung von Unterbrechungen/Zeitfressern (*)
- Auflistung der Aufgaben
- Priorisierung der Aufgaben
- Verfolgung der Fortschritte
- Einfachheit
(*) Wenn Ihre Pomodoro-Phase durch einen Anruf oder eine eingehende E-Mail unterbrochen wird, beginnt sie von vorn. Das heißt, dass Sie Ihre Küchenuhr von neuem auf 25 Minuten stellen beziehungsweise die Anwendung oder App neu starten.
Ganz allgemein kann gesagt werden, dass die Steigerung der Produktivität zustande kommt, weil man durch die Pomodoro-Technik bemüht ist, eine Reihe von Aufgaben in einer bestimmten Zeit zu erledigen.
Und was hat das mit Tomaten zu tun?
Bleibt im Grunde genommen nur noch eine Frage offen: Was hat Zeitmanagement mit Tomaten zu tun? Des Rätsels Lösung ist überraschend einfach. Als Francesco Cirillo die Pomodoro-Technik entwickelte, nutze er eine handelsübliche Küchen-Uhr – die das Erscheinungsbild einer Tomate hatte. Ob die Namensgebung der Technik nun genial oder gänzlich einfallslos ist, kann jeder für sich selbst entscheiden.
Übrigens: Auch die 25-minütige Dauer der Pomodoro-Phase lässt sich auf Cirillos Küchenuhr zurückführen. Diese ließ sich schlicht und ergreifend nicht weiter aufziehen.
Zeitmanagement ist immer Selbstmanagement
In diesem Beitrag ist mehrmals der Begriff „Zeitmanagement“ gefallen. Hierbei handelt es sich – streng genommen – um eine leere Worthülse. Denn: Wie will man Zeit managen? Sie vergeht schließlich immer gleich schnell und kann nicht mal eben angehalten werden, um mehr zu schaffen. Um diesem Dilemma zu entgehen, ist es sinnvoll, das Zeitmanagement mit Selbstmanagement gleichzusetzen. Wir sind immer selbst dafür verantwortlich, wie wir unsere Zeit einteilen und nutzen. Die Pomodoro-Technik ist nur eine von vielen Möglichkeiten, die uns hierfür gegeben werden und helfend zur Seite stehen.
Fazit: Die Macht der Einfachheit
Die Pomodoro-Technik ist kein neuer Trend der Arbeitswelt, sondern eine Methode, die sich in den letzten Jahrzehnten bewährt hat. Sie ist heute noch genauso aktuell wie in den 1980er Jahren und auch ebenso effizient. Ihr großer Vorteil ist die Einfachheit. Ein simpler Aufbau in Kombination mit rudimentären Hilfsmitteln sorgt dafür, dass jeder diese Methode für ein besseres Zeit-Management anwenden kann. Es sind weder umfassende Vorkenntnisse noch ein spezielles Equipment notwendig. Wenn Sie die Technik ausprobieren, werden Sie schnell merken, wie leicht es sein kann, innerhalb eines Zeitfensters konzentriert und ohne Unterbrechung zu arbeiten. Das Geheimnis sind die regelmäßigen kurzen Pausen, die Sie beispielsweise für einen Facebook-Check oder eine E-Mail-Antwort nutzen können. Die Pausen können immer auch als Belohnung verstanden werden, die zusätzlich dazu beitragen, dass Sie in den 25-minütigen Pomodoro-Phasen noch fokussierter arbeiten.
Haben Sie die Pomodoro-Technik bereits ausprobiert? Wie sind Ihre Erfahrungen mit dieser Methode? Wir freuen uns wie immer über Ihre Kommentare und einen regen Austausch.
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