Sie lauern überall: Fiese kleine, aber auch größere Zeitfresser, deren einzige Aufgabe es ist, uns vom Arbeiten abzuhalten. Was zu Beginn eine nette Abwechslung ist, wird schnell zur Last. Hier eine Email, dort ein neuer Facebook-Post und schon ist der Vormittag vorbei, ohne dass man etwas wirklich Produktives geschafft hat. Doch muss das wirklich sein?
Wir von Bileico sagen: Nein. Wer Zeitfresser ausfindig macht und eliminiert, perfektioniert nicht nur sein Zeitmanagement, sondern wird auch merklich produktiver. In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen fünf klassische Zeitfresser vorstellen und verraten, wie Sie diesen effektiv aus dem Weg gehen.
Zeitfresser #1: Stress
Es ist wie verhext: Kaum leiden wir unter Zeitmangel und Stress, scheint die Zeit, die uns noch bleibt, noch schneller zu vergehen. Der Grund hierfür ist ein ganz einfacher: Wenn wir gestresst sind, werden wir mitunter unkonzentriert. Wir machen Fehler – und diese auszumerzen, kostet wiederum noch mehr Zeit. Ein echter Teufelskreis also.
Die gute Nachricht: Um den Zeitfresser Stress zu vermeiden, müssen Sie einfach Stress vermeiden. Diese Tipps helfen Ihnen dabei:
- Planen Sie Projekte großzügig
- Setzen Sie sich Deadlines vor den eigentlichen Deadlines, um einen Puffer zu erhalten
- Lernen Sie, einen Auftrag auch mal abzusagen
- Strukturieren Sie Ihren Workflow (und den Ihrer Mitarbeiter)
- Verteilen Sie die Aufgaben klar, sodass jeder weiß, was er tun muss (und was nicht!*)
- Gönnen Sie sich regelmäßige Ruhepausen
- Machen Sie den Kopf frei, indem Sie den Schreibtisch für eine Weile verlassen
* Tipp: Viele Menschen nutzen to do-Listen, um Ihren (Arbeits-)Alltag zu strukturieren. Ähnlich gut funktionieren allerdings auch not to do-Listen, also Auflistungen, die Ihnen sagen, was Sie nicht zu tun haben. Vor allem bei komplexen Projekten kann eine solche Liste von Vorteil sein.
Zeitfresser #2: Die Email
Kaum etwas erhascht so schnell unsere Aufmerksam wie eine eingehende Email – es könnte schließlich etwas Wichtiges sein. Dass es in den meisten Fällen nur eine kurze Zusage oder gar Spam ist, hält uns nicht davon ab, beim nächsten aufblinkenden Briefchen wieder aufzuschrecken und hoffnungsvoll das Postfach zu durchwühlen. Emails sind ganz klar klassische Zeitfresser.
Wenn Sie Ihren Workflow und – damit fest verbunden – Ihr Zeitmanagement verbessern wollen, dürfen Sie nicht jede Email einzeln wahrnehmen und bearbeiten. Legen Sie stattdessen feste Email-Zeiten fest, in denen Sie die Nachrichten durchlesen und gegebenenfalls auch beantworten. Auf diese Weise schaffen Sie Ihrem Arbeitstag eine Struktur und werden nicht immer wieder während eines Arbeitsprozesses unterbrochen.
Tipp: Wenn Sie sehr viele Emails erhalten und kaum noch Herr der Lage werden, hilft es, die eingehenden Mails in Ordnern zu sortieren. Diese können zum Beispiel die folgenden Namen tragen:
- sehr dringend
- zur Kenntnis genommen
- in Arbeit
- Privates
Außerdem sollten Sie Emails, die Sie häufig aufrufen – beispielsweise solche mit bestimmten Zugangsdaten oder Ähnlichem – ebenfalls in einem separaten Ordner speichern. Auf diese Weise sparen Sie Zeit beim Suchen.
Zeitfresser #3: Soziale Medien
Auch wenn social networks noch immer als die „Neuen Medien“ bezeichnet werden, handelt es sich hierbei ebenfalls längst um einen zeitfressenden Klassiker. Soziale Medien, also Netzwerke wie Facebook, Twitter, Instagram oder neuerdings auch Snapchat, sind im Alltag der meisten Menschen allgegenwärtig. Dass sie auch zur Sucht werden können, haben Studien längst belegt.
Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihren Social Media-Konsum während der Arbeitszeit minimieren. Hierbei kommt es natürlich immer auch darauf an, wo und als was Sie arbeiten. Wenn Sie viel am Schreibtisch tätig sind, wird die Verlockung größer sein als auf dem Bau oder im Labor.
Ähnlich wie bei den Emails hilft es auch bei sozialen Kanälen, wenn Sie diese nur zu ganz bestimmten Zeiten aufrufen. Anwendungen wie Freedom sperren bestimmte Seiten unter Umständen auch so lang, wie Sie es wünschen. Wenn Sie aus beruflichen Gründen häufig auf Facebook und Co. unterwegs sind, kann es sehr hilfreich sein, wenn Sie neben Ihrem privaten auch einen geschäftlichen Account anlegen.
Tipp: Ein kurzer Blick in Ihren Newsfeed und schon wieder sind Ihnen fünf interessante Artikel über den Weg gelaufen? Nutzen Sie doch die App Pocket, um die Links zu speichern undspäter zu lesen.
Zeitfresser #4: Das Smartphone
Emails, Nachrichten, Anrufe, News, Benachrichtigungen – auf dem Smartphone kommt einfach alles zusammen, was uns leicht ablenkt. Demzufolge kann das Mobiltelefon auch als einer der größten Zeitfresser bezeichnet werden. Wenn auch Sie dazu neigen, häufig aufs Smartphone zu schauen (und zwar auch dann, wenn keine Push-Benachrichtigung aufblinkt), dann müssen Sie sich in Abstinenz üben. Legen Sie Ihr Handy am besten an einen Ort, an dem Sie es nicht sehen können und stellen Sie alle unwichtigen Benachrichtigungen auf „lautlos“.
Tipp: Sie gehören zu den besonders schlimmen Fällen, die einfach nicht die Finger von Ihrem Smartphone lassen können? Dann empfehlen wir Ihnen die App Forest. Mit dieser pflanzen Sie einen virtuellen Baum, der nur so lang wächst, wie Sie das Handy nicht nutzen. Nicht nur im Büro, sondern auch in vielen alltäglichen Situationen ist diese App Gold wert.
Alternativ können Sie auch die App RescueTime ausprobieren. Diese führt Ihnen vor Augen, wie viel Zeit Sie tatsächlich mit diversen Smartphone-Anwendungen verschwendet haben.
Zeitfresser #5: Meetings
Mal ehrlich: Meetings sind zwar unumstritten notwendig, aber nicht immer sinnvoll, oder? Nicht auf den Punkt kommen wollende Kollege, ewig lange Wiederholungen und Diskussionen, die sowieso ins Nichts führen, sorgen dafür, dass die unternehmensinternen Treffen unendlich viel Zeit fressen.
Wenn auch Sie von diesem Umstand genervt sind, kann es sich lohnen, das Ruder beim nächsten Meeting in die Hand zu nehmen. Folgende Punkte verhelfen Ihnen zu mehr Produktivität:
- Bereiten Sie sich auf das Treffen vor.
- Notieren Sie Aspekte, die angesprochen werden sollen.
- Nehmen Sie die Rolle eines Moderators ein, der durch das Meeting führt.
- Unterbrechen Sie Mitarbeiter unter Umständen höflich, wenn diese zu weit ausholen.
Tipp: Nicht jedes Thema muss zwangsläufig in einem klassischen Meeting besprochen werden. Unsere Vereinssoftware Bileico bietet Ihnen beispielsweise die Möglichkeit, sich online mit Kollegen und Vereinsmitgliedern auszutauschen – und zwar auf den Punkt gebracht und dadurch zeitsparend.
Kaum ein Gut ist kostbarer als die Zeit. Wie handhaben Sie den Umgang mit Zeitfressern? Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihre Tipps als Kommentar verraten.
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